Az MNL OL kiemelt projektje az 1526 és 1570 közötti iratok darabszintű feltárása, majd a feltárás eredményeképpen a reformáció tárgykörére vonatkozó adatbázis létrehozása. A forrásfeltárásban az Országos Levéltár iratőrző főosztályai közül kettő, a Magánlevéltárak, gyűjtemények és az 1945 előtti kormányszervek főosztálya vesz részt. A feltáró tevékenységhez digitalizálás is kapcsolódik, amelyet az MNL OL Szakmai Koordinációs Központ Állományvédelmi és reprográfiai osztálya ugyancsak mint kiemelt intézményi feladatot lát el, s 2016 januárjában megkezdte a reformációs iratok digitalizálását. A projekt teljesítésének időtartama alatt az illetékes iratőrző főosztályok minden olyan iratot kiválogatnak digitalizálásra, amely az érintett korszakban keletkezett.
A reformációs projekt megvalósításának legfontosabb fázisai:
- az iratok feltárása, válogatása, jelzetelése,
- irat-előkészítése, paginálása,
- digitalizálása, tárgyfényképezése,
- az elkészült képek fotográfiai ellenőrzése,
- az állomány szakmai feldolgozása, adatbázisépítés.
1. Irat-előkészítés: A digitalizálás hangsúlyos megelőző feladata az iratok darabszintű előkészítése. Ebben a munkafázisban a digitalizálásra kiválasztott anyagok előoldalaira rákerülnek azok a jelzetadatok, amelyek az adott irategyüttes levéltári azonosításához szükségesek. Ezzel egy időben történik az egységeken belül az iratoldalak oldalszámozása. Az iratra írt paginaszámok alapján a digitalizáláskor és utólag is folyamatosan ellenőrizhető, hogy minden oldalt felvételeztek-e. Nagyon hasznos, hogy előkészítéskor a különböző törzsszámok elkülönítve palliumokba kerülnek. Digitalizáláskor a jelzetek pontos azonosítását teszi lehetővé az iratokhoz mellékelt darabszintű nyomtatott jegyzék. Előfordulhat, hogy az iratra vezetett évszámok, rövidítések, oldalszámok nem egyértelműen olvashatók, ilyenkor az iratjegyzék alapján egyszerűvé válik az azonosítás. A képfájlok struktúrája, valamint a fotográfiai képminőség a felvételek lenyitásakor utólag is bármikor ellenőrizhető. A digitalizált anyagokhoz az érintettek szerveren történő hozzáférése munka kezdetétől megoldott, így lehetőség van ellenőrzésre, konzultációra.
2. Elnevezések: Az iratőrző osztályoktól kapott iratjegyzék szolgáltatja az elnevezések alapját. Az abban szereplő adatokat tükrözi a könyvtár és fájlstruktúra. Az elnevezések helyessége és a létrehozott könyvtárszintek bármikor ellenőrizhetők. A jelzetelemeket alsókötőjellel kell elválasztani egymástól. Ékezetes betűt, tiltott karaktereket nem lehet használni. Az orig recto-verso, extr, arma, sigill, pars, ceteri megnevezéseket a jelzet után írjuk, a többoldalas iratoknál, köteteknél a paginaszámokat sorszámozzuk. Pl.: HU_MNL_OL_P_0496_0005_1542_0001_sigil_1
3. A lapszámozás jelentősége: A felvételezés számára is az egyik fontos sarokpont az előkészítés során történő tévesztésmentes lapszámozás. Ez a munka főleg kötetek esetén, kiemelt, nem lankadó figyelmet kíván. Egy tanulságos példát ezzel kapcsolatban érdemes említeni. Az alábbi 2.-3. kép egy kötet egymás utáni oldalait mutatja. A kötetben a keletkezéskori leszámozásnál az üres oldalak is kaptak számot, ezért a mostani digitalizálás előtt külön paginálásra volt szükség. Ez az alsó-középső ceruzás oldalszám. A kinyitott kötet jobb oldalára (2. kép) az 1559 számot írták, majd lapozott az illető és a következő oldalra (3. kép) az 1560-as oldalszám helyett, az 1600-as számot írta, helytelenül. A téves sorszámozás szerint a kötetben 40 oldallal több volt, mint a valóságban. A hibát értelemszerűen ki kellett javíttatni, majd a helyes oldalszámmal az érintett oldalakat újra fel kellett venni.
2 - 3. kép
4. Állományvédelmi szempontok: A rossz állapotú iratokról készült képek csak részleges olvasási információval bírnak. A nagyon rossz állapotú, kifejezetten sérült iratok nem csatolandók. A műhelyben a felvételezés előtt kell eldönteni, hogy a részleges hiányok, és gyűrődések ellenére milyen leszorítási móddal oldható meg a felvételezés. Ha ez túl nagy kockázattal járna, akkor javasolni kell az előzetes restaurálást. Az iratokat, a restaurációt követően mindig szükséges újraszkennelni. A sérülékeny, veszélyeztetett anyagok digitalizálása óvatos bánásmódot igényel, ami természetesen lassítja a felvételkészítést.
4. - 5. kép
5. Oklevelek felvételezése: Oklevelek felvételezése (6-9. kép) esetén először az oklevél recto vagyis előoldaláról készítünk egy felvételt, majd az ún. plicát lehajtjuk, hogy a szöveg és az egyéb információ teljes egészében látszódjon, és így is készítünk képet. Ezt követően a hátoldalt, vagyis a verso oldalt felvételezzük. Ha a dokumentum függőpecséttel rendelkezik, akkor az előoldalhoz a pecséten a recto oldalt állítjuk, míg a hátoldal felvételezésekor a pecsétet is megfordítjuk. Ezután a kísérő iratokról készítünk képeket, majd a függőpecsétet, és a címert – ha van – fényképezzük. Ha többoldalas a dokumentum, akkor minden oldalt sorban felveszünk.
6 - 9. kép: HU-MNL-OL-P-0183-0001-A-0021
10 - 11. kép
6. Felzetes pecsét: Az egyik és talán legfontosabb digitalizálási kritérium a dokumentumok szövegének folyamatos olvashatósága. Az iratok elő- vagy hátoldalán, ahol felzetes pecsét is szerepel, sokszor tapasztalható, hogy a papírfelzet részlegesen írást takar. Ilyen esetekben kell készíteni egy felvételt az eredeti állapot szerint, vagyis egy olyan képet, ahol a pecsét teljes valóságában látható, majd óvatosan lehajtjuk a papírfelzet hegyét, és az immár teljes szövegről is készítünk egy felvételt. Ha a pecsét kivételes nyomatú, egyedileg bevilágítva is fotózunk. (10–11. kép)
7. Képvágási módok: Ha A3-as méretnél nagyobb egy dokumentum, és van rá lehetőség a felvételezést A1-es tárgyasztallal rendelkező digitalizáló eszközzel kell végezni. Ha erre nincs mód, akkor az A3-asnál nagyobb iratok két részletben szkennelendők. Ha az irat méreténél fogva két részletnél többet igényelne, akkor szintén A1-es szkenneren kell a képeket elkészíteni. Az iratfelvételek léthozásakor lényeges olvasási szempont a dokumentumok szövegének olvasási iránya. A bal oldali két felvétel (12–13. kép) egy helytelen vágási irányt mutat. Ilyen módszerű vágás esetén egyetlen írott sort sem lehet végigolvasni anélkül, hogy le ne hívná a kutató mindkét felvételt. A két részletfotó így csak paralel olvasható, ami nagyon ésszerűtlen és fárasztó. A jobb oldali képvágás (14–15. kép) értelemszerű, előbb a felső majd az alsó végét vették fel az iratnak, így a szöveg előbb az első, majd a második részletfelvételen folyamatában olvasható.
12 - 13. kép 14 - 15. kép
8. Jelenleg rendelkezésünkre álló digitalizáló eszközök:
- Bookeye 3 - A1-es képmező
- Suprascan 6002 RGB – 86x60cm-es képmező
- 2 db Canon DR-M 140 +UNIT 201 –max. A3-as képmező
A fényképezőgépekkel egyedi megvilágítású felvételeket készítünk a pecsétekről és a címerekről (18–19. kép). A minden igénynek megfelelő kiváló fotográfiai minőség, nem minden eszközzel egyformán valósítható meg. Fontos pontosan tisztában lenni azzal, hogy melyik szkenner mit tud. Egyik szkennernek a gyorsaság az erőssége, de behatárolt a tárgyasztal mérete (Canon), a másik gépnek ugyan nagyobb a tárgyasztala, de a hajtásokat beárnyékolja (BOOKEYE). A harmadik szkenner (Suprascan 6002 RGB) nagy képmezővel, kísérőfénnyel, valamint (Bookrestorer) szoftverkorrekcióval árnyékmentesen, síkban, az eredeti iratszínt adva képzi le az anyagokat, ellenben lassú, és elavult operációs rendszerhez kötődik. A bal oldali Bookeye 3-as felvételen (16. kép) az oklevélen a hajtások által keltett árnyék betűket rejt. A jobb oldali (17. kép) a Suprascan 6002 RGB szkennerrel készült. Ez a szkenner az oklevélben levő hajtásokat árnyékmentesen kiexponálja.
16 - 17. kép
18 - 19. kép
A digitalizálásban résztvevő kollégák:
Czikkelyné Nagy Erika, Lajos Ádám, Szalkai Dániel,
Kövér Gábor Zsigmond, Gerse Csilla, Vertse Karolina.
Czikkelyné Nagy Erika, MNL OL